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03-Jul-2015
La Automatización de generación de documentos, o como ahorrar tiempo y dinero en su empresa
Parte de los procesos de las empresas que manejan abundante documentación, es llevar el control efectivo de estos, ya sea de control interno o de obligatoriedad legal, como órdenes de compra, contratos, memorandos, comunicados, acuerdos, adendas y demás.

Sin embargo, son muchas las empresas que confeccionan estos documentos a mano, modificando documentos en Word, y llevando un control en Excel, gastando una cantidad de horas considerables en este proceso, (a veces incluso son más personas), además de los costos de insumos, y la potencial y normal falla humana ante tareas repetitivas.

Tal vez la empresa ya cuente con un ERP, y este no incluyó este tipo de procesos, o incluso no cuente con un sistema de control!, agravando aún el manejo de fechas, montos, penalidades, y demás variables que puedan ser utilizadas para la generación de estos documentos.

En este contexto, el uso de una aplicación para generar documentos de forma automática se hace indispensable, por varios factores:

  • Reduce las probabilidades de errores al mínimo, ya que el aplicativo manejará todas las variables posibles para la generación de los documentos. La única forma de que se presente un error, será causada por un dato incorrecto ingresado al aplicativo.

  • Libera a su personal para tareas realmente importantes, Su equipo humano puede usar sus capacidades ya no para lidiar con documentos y formatos, sino para tareas realmente importantes que ayuden al crecimiento de su empresa. ¿Cuantas horas le dedica su personal a este tipo de tareas al mes?

  • Reduzca sus costos significativamente, haga un cálculo rápido, cuanto dinero gasta en documentos, horas hombre, coordinaciones internas y demás al año? Es altamente probable que el costo sea mayor que el de implementar un aplicativo para automatizar la generación de documentos.

  • Ubique documentos en segundos, Se imagina buscar documentos en una ruma interminable? perdiendo tiempo y salud? cuando en apenas dos clics podría encontrar toda la información que necesita?

 

Aquí algunos casos prácticos:

Generación de contratos de servicio: Imagine tener el control total de las fechas de ingreso, salida, vencimientos y demás de todos los controles de servicios ya sea de personal o de proveedores. Y gracias a un formato preestablecido, y simplemente modificando la nueva fecha de vencimiento, se emita el nuevo contrato de forma automática y en formato PDF.

Dicho contrato será enviado al contratante, para que lo presente firmado en su oficina, y listo.

Este proceso puede tomar literalmente segundos, y apenas unos clics.

Generación de certificados: Debe emitir certificados a múltiples personas? indicando fechas, nombres y demás? Imagine simplemente dar un clic al nombre del nombre de la persona, elegir el tipo de certificado, y tenerlo generado al instante.

El concepto consiste en:

  1. Identificar los tipos de documentos que desea automatizar.

  2. Identificar los campos que pueden variar entre formato y formato.

  3. Crear las matrices de datos para cada formato.

  4. Alimentar a los contratantes o personas a las que se les debe generar estos documentos automatizados.

En VIS nos especializamos en la automatización de procesos, este tipo de herramientas elevará exponencialmente la efectividad de su equipo humano, teniendo un impacto real en la rentabilidad de su empresa.

La automatización de documentos, es también conocida como Document Assembly Software.

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